Wynajem pierwszego pomieszczenia biurowego

Odpowiednie przygotowane biuro to podstawa w prowadzeniu działalności gospodarczej. Nawet jeśli główną domeną jest działalność produkcyjna, to biuro jest tym miejscem, w którym przechowywane są dokumenty oraz organizowane są spotkania z kontrahentami. Jak wynająć pierwsze pomieszczenie biurowe? Na co zwrócić uwagę szukając odpowiedniego lokalu oraz jaki jest koszt wynajmu?

Wynajem pierwszego pomieszczenia biurowego

O biurze należy pomyśleć jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, ponieważ w chwili rejestracji firmy przedsiębiorca ma obowiązek podać miejsce jej prowadzenia, czyli fizyczny adres firmy. Może on być taki sam jak adres zamieszkania, jednak jeśli chcesz rozdzielić pracę od sfery prywatnej — potrzebne będzie biuro.

Wynajmując przestrzeń do prowadzenia działalności należy dopasować wariant i metraż do indywidualnych potrzeb. Obecnie na rynku funkcjonują specjalne obiekty komercyjne, w których wynajmowane są wyłącznie przestrzenie biurowe, zarówno indywidualne lokale, jak i przestrzenie elastyczne np. typu coworking. Zastanawiasz się gdzie szukać biura na wynajem? Najlepszym rozwiązaniem jest zaufać profesjonalnym podmiotom, które specjalizują się w wynajmie powierzchni biurowych oraz dysponują dużą bazą obiektów. Dzięki temu można znaleźć ogłoszenia dopasowane do indywidualnych potrzeb.

Dostępne obecnie rozwiązania cechują się dużą różnorodnością — lokale, które należy samodzielnie wyposażyć, zgodnie z potrzebami prowadzonej działalności, jak też w pełni wyposażone, funkcjonalne biura, w których poza biurkami znajdują się również regały, szafy, a czasem nawet podstawowy sprzęt. Jeśli biuro nie będzie pełnić funkcji reprezentacyjnych, wówczas można wybrać lokal, który dzielony będzie z inną firmą. Jest to sposób na redukcję kosztów. Wynajęcie osobnego lokalu jest z całą pewnością rozwiązaniem prestiżowym, wygodnym, lecz wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych dobrym rozwiązaniem są wspomniane już przestrzenie typu coworking. Rozwiązanie szczególnie cenione przez freelancerów, którzy nie lubią lub nie chcą pracować z domu. Wynajęcie biurka w przestrzeni coworkingowej pozwala też zredukować koszty, ponieważ tego typu miejsca są zazwyczaj wyposażone w niezbędne sprzęty biurowe. Zakres udogodnień w biurach typu coworking rozliczane jest w oparciu o abonament, w najwyższych pakietach zyskać można pełen
i nielimitowany dostęp do miejsca pracy, co jest dużym ułatwieniem dla tych, którym zdarza się pracować również w weekendy.

Alternatywą dla coworkingu jest biuro typu open space. To miejsce, w którym znajdują się biurka, najczęściej ustawione rzędami, mogą to być stanowiska całkowicie otwarte lub oddzielone niewysoką ścianką, odgradzająca blat biurka od innych pracujących osób. Charakterystyczną cechą jest otwarta przestrzeń, co może dość mocno ograniczać swobodę prowadzenia działalności, dlatego nie jest to rozwiązanie dobre dla freelencerów, których praca w dużym stopniu polega na kontakcie z klientami.

Szukając odpowiedniego lokalu należy uwzględnić wiele czynników, przede wszystkim dokładnie analizując potrzeby biznesu. Już na samym początku warto zwrócić uwagę, aby wybrany na biuro lokal spełniał oczekiwania i pozwalał na efektywne prowadzenie działalności. Należy tu wziąć pod uwagę wiele aspektów, w tym charakter prowadzonej działalności, liczbę osób, które będą pracowały w biurze, a także czy lokal będzie pełnił funkcję reprezentacyjną, tzn. czy będą się w nim odbywały spotkania z kontrahentami? Zastanowić się należy również nad lokalizacją, ponieważ ma ona istotny wpływ na finalny koszt wynajmu. Obiekty znajdujące się w centrum, tam, gdzie można łatwo dojechać komunikacja zbiorą lub dostępnych jest wiele miejsc parkingowych dla osób zmotoryzowanych są atrakcyjniejsze, dlatego ceny za metr powierzchni są wyższe niż w innych lokalizacjach.

Jednocześnie dobra lokalizacja z całą pewnością będzie dobrze postrzegana przez kontrahentów — pomoże w budowaniu pozytywnego wizerunku marki, będzie wzbudzała zaufanie. Analiza ofert przez pryzmat wariantu działalności pozwala wybrać taką lokalizację, aby maksymalnie wykorzystać jej potencjał przez pryzmat specyfiki działania firmy. Dobrą praktyką jest również szeroki research dotyczący otoczenia, mówiąc dokładniej warto zorientować się, jakie podmioty działają w najbliższym sąsiedztwie.

Wynajem pierwszej powierzchni biurowej nie należy do decyzji łatwych, dlatego do tematu trzeba podejść poważnie, podejmując decyzje uzasadnione potrzebami firmy. Najlepszym rozwiązaniem jest dokładne określenie potrzeb oraz możliwości. Kolejną kwestią są ustalenia dotyczące m.in. kaucji, okresu wynajmu czy warunków wypowiedzenia umowy.

Wynajem pierwszego pomieszczenia biurowego — na co zwrócić uwagę?

Wynajem pierwszego pomieszczenia biurowego to ważna decyzja, która powinna zostać poprzedzona wnikliwą analizą. Wybierając metraż trzeba zwrócić uwagę na ilość pracujących w lokalu osób oraz sprzęt, który jest potrzebny do właściwej realizacji zadań. Powierzchnia musi być dopasowana w taki sposób, aby biuro urządzone było wygodnie i funkcjonalnie. Dodatkowo w przypadku metrażu należy pamiętać, aby uwzględnić obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, które zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przepisy stanowią, że zarówno powierzchnia, jak i wysokość pomieszczeń muszą zapewnić bezpieczną pracę, uwzględniając jej charakter i rodzaj obowiązków zawodowych, wykorzystywane technologie oraz czas, jaki osoby zatrudnione spędzają w biurze. Zgodnie z zapisami, na każdą zatrudnioną osobę przypadać powinno minimum 13 m2 powierzchni pomieszczenia, a także co najmniej 2 m2 wolnej przestrzeni na podłodze.

W wielu branżach istotny jest dostęp do nowoczesnych technologii oraz stan techniczny pomieszczeń. Lokale w zły stanie mogą wymagać dodatkowych inwestycji, które pozwolą doprowadzić przestrzeń do stanu, w którym można będzie rozpocząć pracę z biura, co w przypadku nowopowstających firm może być dużym utrudnieniem — opóźni rzeczywiste rozpoczęcie działalności oraz generowało będzie dodatkowe koszty, często jeszcze bez możliwości zarobku. Szukając pierwszego biura najlepiej jest szukać lokalu o dopasowanym do profilu działania firmy standardzie, aby uniknąć kosztów przeróbek instalacji elektrycznej, oświetlenia, malowania itp., a jeśli prace te są niezbędne, trzeba ustalić z właścicielem obiektu lub osobą reprezentującą możliwość wykonania niezbędnych przeróbek i warunki.

Koszty wynajmu pierwszego biura

Wysokość czynszu za wynajem powierzchni biurowej to kwestia, która jest przez przedsiębiorców analizowana w sposób szczególny. Konieczne jest wykonanie kalkulacji, która pozwoli określić finalne wydatki, ponieważ do ceny czynszu dochodzą jeszcze kolejne obciążenia, takie jak opłaty eksploatacyjne, koszty rachunków za media. Przedsiębiorca musi indywidualnie określić czy stać go będzie na wynajem powierzchni w wybranym przez siebie obiekcie. W biurowcach wysokość opłat eksploatacyjnych ustalana jest proporcjonalnie do metrażu wynajmowanego lokalu.

Ogólne informacje o kosztach wynajmu powierzchni biurowej mogą być podane w ogłoszeniu, należy jednak pamiętać, że najczęściej nie jest to oferta w rozumieniu przepisów prawa, dlatego w przypadku interesujących ofert warto dokładnie ustalić poziom wydatków kontaktując się z ogłoszeniodawcą lub właścicielem wybranego lokalu.

W ofertach podawane są koszty wynajmu w przeliczeniu na m2 powierzchni użytkowej lub tzw. all-in, dzięki której przedsiębiorca uzyskuje informacje o całkowitym koszcie, zawierającym również opłaty za media, opłaty eksploatacyjne, miejsca parkingowe, a nawet w wybranych obiektach dostęp do sal konferencyjnych czy usługi recepcji.