Wynajem czy zakup przestrzeni biurowej: Co się bardziej opłaca?

Wynajem czy zakup biura? To często trudne pytanie i – jak się można domyślić – odpowiedź jest złożona. Poniższy artykuł daje kilka wskazówek na temat tego, czym się kierować w wyborze, i w odniesieniu do obecnej sytuacji gospodarczej.

Wstęp do decyzji: wynajem biura czy zakup?

Pandemia, a następnie wojna w Ukrainie znacząco oddziaływały i oddziałują na gospodarkę światową. Wpływają na działalność wielu przedsiębiorstw. Konsekwencjami tych wydarzeń były: rosnąca inflacja, wzrost kursu euro, a także zwiększenie kosztów budowy (rosnące ceny materiałów budowlanych i wynagrodzenia) i energii. Wysokie stopy procentowe oraz spadająca stopa pustostanów prowadzi do wzrostu czynszów, przy jednoczesnym wzroście ogólnych kosztów utrzymania nieruchomości. To skłania do rozważenia różnych opcji służących ograniczeniu wydatków prowadzenia biura. I tak, wynajem przestrzeni pracy – podobnie, jak zakup – wiążą się z dokładnym przeanalizowaniem potrzeb przedsiębiorstwa. Szczególnie istotny jest model pracy: czy przebywamy w biurze na stałe, pracujemy zdalnie, a może w trybie hybrydowym. Ważna jest również liczba zatrudnionych pracowników, miejsce ich zamieszkania i charakter wykonywanej pracy. Analiza ta z pewnością ułatwi wybór pomiędzy najmem i zakupem. Podobnie, jak pozycja firmy na rynku (czy jest stabilna?) i jej plany rozwojowe.

Koszty początkowe i długoterminowe

Zakup przestrzeni biurowej wiąże się z poniesieniem kosztów początkowych i długoterminowych. Wśród nich należy brać pod uwagę:

• wkład własny, czyli pokrycie części ceny zakupu z własnych środków umożliwiające pozyskanie na pozostałą część kredytu hipotecznego,
• podatki i opłaty: od nieruchomości oraz opłaty administracyjne i prawne związane z transakcją zakupu,
• koszty adaptacji przestrzeni do potrzeb firmy (modernizacja, remonty, zakup wyposażenia),
• koszty utrzymania nieruchomości,
• koszty remontów i modernizacji w przyszłości.

Wynajem przestrzeni biurowej również wiąże się z kosztami zarówno początkowymi, jak i długoterminowymi. A są to:

• uiszczenie zabezpieczenia umowy najmu,
• partycypacja w kosztach przystosowania biura do potrzeb najemcy,
• czynsz,
• opłaty eksploatacyjne i media własne.

W obu przypadkach koszty początkowe i długoterminowe uzależnione są od lokalizacji biura – im jest ona atrakcyjniejsza (centra miast, odpowiednia infrastruktura komunikacyjna), tym należy spodziewać się wyższych cen najmu i zakupu.

Elastyczność i skalowalność przestrzeni

Zakup biura czy jego wynajem nie są obecnie jedynym wyborem. Słowem kluczem dzisiejszych czasów jest elastyczność. W przypadku przestrzeni biurowych przybiera ona formę tzw. flex office. To rozwiązanie, które wprowadza pewną rewolucję. Jest ono odpowiednie np. dla firm dopiero rozwijających skrzydła bądź takich, które ze względu na swój model, nie potrzebują stałego biura o odpowiedniej wielkości. Flex office daje możliwość wynajęcia przestrzeni pracy czy nawet pojedynczego stanowiska na warunkach dostosowanych do aktualnych potrzeb. Jest to zatem ciekawa alternatywa na bardziej elastyczny wynajem biura. Z kolei ograniczona skalowalność przestrzeni jest istotną cechą najmu, . Posiadanie własnej nieruchomości cechuje się jeszcze niższą skalowalnością, przy jednoczesnym większym początkowym zaangażowaniem finansowym.

Odpowiedzialność za utrzymanie i naprawy

Podejmując strategiczną dla przedsiębiorstwa decyzję, co jest bardziej opłacalne: zakup biura czy jego wynajem, warto wziąć również pod uwagę kwestie związane z utrzymaniem i naprawami budynku. W przypadku najmu biura, najczęściej to właściciel nieruchomości ponosi odpowiedzialność za utrzymanie i bieżące naprawy. Oznacza to ni mniej ni więcej, że najemcy o te kwestie nie muszą się martwić. Zakup biura z kolei niesie ze sobą wzięcie odpowiedzialności za utrzymanie i naprawy w obiekcie. W momencie zakupu biura, przedsiębiorstwo staje się jego właścicielem i zobowiązane jest do pokrycia kosztów ewentualnych napraw czy modernizacji.

Aspekty prawne i podatkowe

Wspomniane metody – umiejętne wdrażanie innowacji technologicznych, zrównoważonych praktyk oraz regularna konserwacja i modernizacja powierzchni – są kluczowe dla utrzymania wartości nieruchomości. Dzięki nim możliwe jest przedłużenie trwałości obiektu, zachowanie jego atrakcyjnoścPodejmując decyzję: wynajem czy zakup biura, należy też wziąć pod uwagę aspekty prawne i podatkowe. W pierwszym przypadku najistotniejsze jest brzmienie umowy najmu. Określa ona prawa i obowiązki zarówno najemcy, jak i właściciela nieruchomości, reguluje warunki i okres najmu, wysokość czynszu oraz obowiązki związane z konserwacją i naprawami. Podatkowo obciążenia finansowe związane z najmem biura są uznawane za koszty uzyskania przychodu obniżające podatek dochodowy przedsiębiorstwa. Zakup przestrzeni biurowej wiąże się z innymi aspektami prawno-podatkowymi. Właściciel biura powinien zapoznać się z odpowiednimi przepisami prawa dotyczącymi nieruchomości (prawo do dysponowania nieruchomością, prawo do użytkowania wieczystego, przepisy dotyczące planowania przestrzennego itp.) i mieć świadomość, że zakup biura może skutkować dodatkowymi kosztami notarialnymi i prawnymi. Ale są i plusy – możliwość skorzystania z ulg podatkowych związanych z inwestycją w nieruchomości, a przede wszystkim partycypacji we wzroście wartości nieruchomości i udział w potencjalnym wzroście wartości w przyszłości.

Na pytanie – wynajem biura czy zakup biura nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jedynie gruntowna analiza potrzeb, kondycji firmy oraz jej planów na rozwój w kolejnych latach mogą przynieść odpowiedź. Czy bliżej nam do modelu, w którym staramy się jak najbardziej zaoszczędzić na kosztach prowadzenia działalności czy też przeciwnie – chcemy inwestować w jej rozwój i stabilną pozycję na rynku. Wdrożenie strategii wydłużania życia budynków wymaga jednak szczegółowej analizy kosztów, zarówno krótko-, jak i długoterminowych. Nakłady finansowe na wydłużanie życia nieruchomości mogą być relatywnie wysokie, ale konieczne dla skutecznego konkurowania na rynku. Modelowanie kosztów umożliwia identyfikację najbardziej opłacalnych inwestycji, co przekłada się na optymalizację budżetu oraz zwiększenie żywotności nieruchomości. Dodatkowo inwestycje te generują wartość dodaną w postaci wyższych cen najmu czy lepszych warunków sprzedaży w przyszłości.