Koszty wykończenia biura

Pomieszczenia biurowe muszą być odpowiednio przygotowane, aby wykonujący w nich swoje obowiązki pracownicy działali skutecznie i efektywnie. Funkcjonalne wykończenie i aranżacja mogą przyczynić się do realizacji celów organizacji oraz do jej rozwoju. Ile kosztuje wykończenie biura i jakie czynniki należy wziąć pod uwagę, przygotowując kosztorys?

Koszty wykończenia biura

W przypadku powierzchni użytkowych termin wykańczania biura oznacza nie tylko realne prace remontowo-budowlane, ale również działania projektowe. W przeciwieństwie do domu, w biurze wyjątkowo ważne jest, aby aranżacja uwzględniała specyfikę pomieszczenia. Oświetlenie i układ instalacji elektrycznej, pozwalające podłączyć wszystkie niezbędne do pracy sprzęty elektroniczne, biurka i meble, pozwalające zachować funkcjonalny charakter pomieszczenia, po niebagatelny i estetyczny design, w którym dobrze czuli się będą pracownicy i kontrahenci. Czynniki te sprawiają, że do przygotowania aranżacji przestrzeni biurowej należy podejść w sposób szczególny, pamiętając, że jest to inwestycja w rozwój firmy.

Dobrze przygotowane wnętrze to dla firmy wizytówka, ukazanie podmiotu jako miejsca prestiżowego, godnego polecenia. Wygląd wnętrza pozwala wywrzeć na kontrahentach, jak i specjalistach, z którymi firma planuje podjąć współpracę dobre pierwsze wrażenie, co w połączeniu z merytorycznością i profesjonalizmem może zaważyć na podejmowanych decyzjach.

Finalne koszty wykończenia biura zależą od wielu czynników, w tym m.in. od branży, w jakiej działa firma. Lokal może zostać wykończony w wersji podstawowej, minimalistycznej, w wysokim standardzie lub w wersji pośredniej. Duże znaczenie ma także design oraz coraz popularniejsza w ostatnim czasie inkluzywność. Do niedawna cecha typowa w krajach Europy Zachodniej coraz częściej zyskuje znaczenie również w Polsce. Inkluzywność to cecha oznaczająca różnorodność. Szczególne znaczenie zyskuje w dużych podmiotach, korporacjach z kapitałem zagranicznym, w których zatrudnienie znajdują osoby z różnych części świata. Poszanowanie dla kultury, religii to we współczesnym świecie jeden z wiodących trendów. Dzięki temu można zadbać o swobodę i komfort każdego z pracowników. Warto pamiętać, że jeśli osoby zatrudnione będą w biurze czuły się dobrze, to będą lepiej i efektywniej pracować.

Dobrym i funkcjonalnym rozwiązaniem jest wydzielenie w przestrzeni biurowej stref, aby każdy mógł pracować w optymalnych dla siebie warunkach. Dużą popularnością cieszą się np. strefy z kanapami, dla tych, którzy cenią sobie wygodę lub miejsca ciszy, dla pracowników, dla których najważniejsze jest odpowiednie skupienie oraz eliminacja bodźców rozpraszających. Stworzenie stref jest dobrym rozwiązaniem, pozwoli pracownikom wybrać warunki, w jakich chcą pracować, ale może generować wyższe koszty wykonania.

Wycena prac związanych z wykończeniem powierzchni biurowych odbywa się w oparciu o określone kryteria. Na finalną cenę wpływ mają m.in. wielkość powierzchni oraz jej rodzaj (tradycyjne biuro czy przestrzeń typu open space z wydzielonymi strefami), lokalizacja (w zależności od regionu koszty materiałów budowlanych i robocizny mogą różnić się dość istotnie), jakość materiałów wykończeniowych oraz złożoność projektu. Cena wykończenia za metr kwadratowy zależy również od specyficznych potrzeb prowadzonej działalności, konieczności wykonania lub modernizacji instalacji elektrycznych, hydraulicznych czy wymagania ekologiczne oraz koszt opracowania i przygotowania projektu.

Szacunkowy koszt wykończenia biura

Szacując koszty wykończenia powierzchni biurowych, należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Wyjątkowo ważna jest współpraca z właścicielem, od którego uzyskać należy informacje dotyczące oczekiwań oraz wymagań formalnych. Zebrane dane pozwalają projektantowi przejść do fazy koncepcyjnej i wykonać propozycję aranżacji i wykończenia przestrzeni biurowej. Dobrze opracowany kosztorys pozwala uwzględnić wszystkie interesujące czynniki, począwszy od działania projektanta, wykonanie projektu, wybór mebli i rozwiązania techniczne, sprzęt audiowizualny, jeśli jest on niezbędny do wykonywania działalności.

Obecna sytuacja gospodarcza sprawiła, że koszty materiałów budowlanych i usług wzrosły, zatem wydatki niezbędne do wykończenia powierzchni biurowych również będą większe. Obecnie szacuje się, że wykończenie powierzchni biurowych to wydatek oscylujący w przedziale od ok. 3000 – 6000 zł za metr kwadratowy, a czasami jest to nawet koszt 9000 zł za mkw. Należy pamiętać, że są to koszty uśrednione, a finalny wydatek zależy od indywidualnych potrzeb i wyborów podejmowanych przez inwestora. Prowadzone analizy pokazują, że ponad połowa wydatków związana jest z pracami typowo wykończeniowymi. Reszta kosztów związana jest z umeblowaniem oraz wyposażeniem biura w technologie i sprzęt audiowizualny, w tym specjalistyczny, niezbędny do wykonywania działalności.

Wśród zmieniających się trendów coraz częściej podkreśla się też zmiany w charakterze działalności, firmy stawiają na socjalizację, budowanie więzi między zespołami. Nie bez znaczenia pozostaje również ciągłe doskonalenie się i współpraca. Budowanie silnego zespołu, który będzie wspierał się i uzupełniał, to coraz częściej klucz do sukcesu firmy.

Eksperci zauważają, że trendy te mogą wpłynąć na wzrost kosztów wykończenia biura, ze względu na konieczność przygotowania elastycznych miejsc pracy. W projektach będzie trzeba uwzględniać specyficzne potrzeby przedsiębiorcy i pracowników, a jednocześnie wkomponować je w dostępny metraż. Uwzględnienie unikalnych i indywidualnych wymagań może dość istotnie podnieść koszty. Wykonując projekt wykończenia biura, należy w sposób szczególny uwzględnić kwestie technologiczne, związane m.in. z układem wentylacji, ogrzewaniem czy klimatyzacją. Niektóre rozwiązania mogą zwiększyć początkowe wydatki, ale w perspektywie długoterminowej obniżą koszty eksploatacji obiektu, pozwalając zaoszczędzić.

Oszacowanie kosztów wykończenia biura i dostosowania powierzchni jest ważne nie tylko w przypadku nowych miejsc, nawet gdy decydujesz się na wynajem powierzchni biurowej, może okazać się, że konieczne będzie ich przystosowanie do specyficznych wymagań prowadzonej przez Ciebie działalności.

Koszty twarde i koszty miękkie

Najważniejsze czynniki, jakie mają wpływ na ustalanie kosztu wykończenia przestrzeni biurowej, jest jej powierzchnia oraz indywidualne wymagania dotyczące wykonania. Wyjątkowo ważną kwestią jest dostosowanie pomieszczeń, aby były funkcjonalne, ergonomiczne, przyjazne dla pracowników, a jednocześnie — spełniały wymagania związane z przepisami BHP.

W praktyce analizując zagadnienia związane z kosztami wykończenia budynków, można podzielić je na tzw. koszty twarde i koszty miękkie. Pod pojęciem kosztów twardych rozumieć należy takie zmiany, które na stałe zostaną w danej powierzchni, nawet jeśli obecny najemca zrezygnuje z dalszej dzierżawy powierzchni. Najczęściej jako przykłady kosztów twardych podaje się stolarkę drzwiową i okienną, wykorzystane systemy klimatyzacji, instalacje hydrauliczne, a także wykładziny, panele podłogowe, farbę.

To fizyczne ulepszenia, jakie zostały zastosowane na danej powierzchni, a także wydatki związane z robocizną, jakie trzeba było ponieść w związku z realizowanymi pracami. Termin kosztów miękkich odnosi się z kolei do wydatków, które nie są związane z fizycznymi działaniami. Wśród przykładów wskazuje się zazwyczaj opłaty administracyjne związane z wydaniem pozwoleń na budowę, koszty niezbędnych inspekcji czy opłaty prawne.