Koszt wynajmu biura – co musisz wiedzieć przed podpisaniem umowy?

Wynajem odpowiedniego biura jest dla wielu firm podstawą funkcjonowania. Jednocześnie zwykle wiąże się to z długoterminowym zobowiązaniem finansowym. Jeśli Ty także planujesz podpisać umowę najmu, powinieneś dokładnie przeanalizować realne koszty związane z tą decyzją. Niektóre z nich są oczywiste, jednak inne mogą być niewidoczne na pierwszy rzut oka.

Rzeczywisty koszt wynajmu biura: przegląd

Podstawowym kosztem wynajmu biura jest czynsz, który regularnie będziesz uiszczać na rzecz wynajmującego. Pamiętaj, że jego wysokość możesz negocjować. Warto to robić, ponieważ będzie to koszt Twojej firmy przez najbliższe lata.

Jednym z najważniejszych elementów, wpływających na wysokość czynszu, jest okres najmu. Standardowo, przy tradycyjnych umowach, zaczyna się on od 5 lat. W ramach zachęt oferowanych przez wynajmującego możesz rozmawiać o zwolnieniu z czynszu, czyli tzw. ,,rent free”. Dzięki temu zyskasz kilka miesięcy z procentowo niższym czynszem, w zależności od wynegocjowanego pakietu zachęt. Weź także pod uwagę, że czynsz podlega indeksacji.

Przy porównywaniu ofert biur do wynajęcia najczęściej zwracasz uwagę właśnie na czynsz. Pamiętaj jednak, że zwykle istnieje także szereg kosztów dodatkowych. Ich dokładna analiza może wykazać, że propozycja z najniższą kwotą czynszu ostatecznie nie będzie dla Ciebie najkorzystniejsza. Na co więc jeszcze zwrócić uwagę?

Opłaty eksploatacyjne

• Obejmują koszty związane z utrzymaniem budynku, takie jak sprzątanie, serwisowanie windy czy ochrona. Im więcej powierzchni wspólnych, które możesz użytkować w ramach umowy, tym więcej kosztów tego rodzaju będziesz opłacał.

Opłaty za media

• Poza czynszem, będziesz regularnie ponosił także koszty energii elektrycznej, gazu, wody czy ogrzewania, czyli opłaty licznikowe. Choć każdy wynajmujący oczekuje ich uiszczania, to jednak mogą one znacznie różnić się w zależności od powierzchni. Nowoczesne biura, wyposażone w energooszczędne, ekologiczne rozwiązania, pozwolą Ci optymalizować zużycie prądu czy wody. Dzięki temu opłaty licznikowe mogą okazać się znacznie korzystniejsze.

Kaucja

• Kaucja to jednorazowa opłata, której oczekuje większość wynajmujących. Choć z założenia jest ona zwrotna, to musisz zabezpieczyć odpowiednie środki w budżecie firmy na jej pokrycie. Może ona przyjmować różne formy, może być także gwarancją bankową. Jej wysokość zależy na ogół od kilku elementów, ale ważny jest standing finansowy najemcy.

Koszty wykończenia biura

• Jednym z elementów w pakiecie zachęt od wynajmującego jest kontrybucja na wykończenie powierzchni od stanu zastanego albo od shell&core, czyli odpowiednika stanu deweloperskiego. Może okazać się, że niższy czynsz wiąże się z koniecznością dużo większych inwestycji z Twojej strony, co w ostatecznym rozrachunku okaże się mniej opłacalne.

Koszty wyposażenia biura

• Do kosztów wynajmu biura powinieneś doliczyć koszt jego wyposażenia. Meble i niezbędne sprzęty mogą oznaczać sporą inwestycję dla Twojej firmy. Dlatego zawsze powinieneś sprawdzić, co znajduje się w wyposażeniu biura.

Opłaty dodatkowe

• Upewnij się, czy umowa najmu nie obejmuje kosztów dodatkowych, nie ujętych w podstawowym czynszu. Mogą to być między innymi opłaty za parking czy dostęp do infrastruktury. Niekiedy, poza czynszem za parking, będą to także opłaty eksploatacyjne za każde miejsce parkingowe.

Jak budżetować na wynajem biura?

Budżetowanie na wynajem biura wymaga precyzyjnego planowania finansów firmowych. Oprócz miesięcznego czynszu, konieczne jest uwzględnienie innych wydatków, takich jak opłaty eksploatacyjne, koszty energii czy Internetu. Tworząc budżet, miej na uwadze minimalny okres wynajmu, który może być wymagany przez właściciela nieruchomości.

Pamiętaj też, że koszt wynajmu biura może zmienić się w czasie. W zależności od konstrukcji umowy wynajmujący ma mniejszą lub większą swobodę w podnoszeniu czynszu. Powinieneś więc uwzględnić ewentualne podwyżki czynszu i innych opłat, które mogą wystąpić w przyszłości.

Dobrą praktyką jest również rezerwowanie środków na nieprzewidziane wydatki związane z utrzymaniem biura.

Koszt wynajmu biura a korzyści podatkowe

Koszt wynajmu biura jest zwykle znaczącą pozycją w budżecie wielu firm. Pamiętaj jednak, że masz w tym kontekście możliwość optymalizacji wydatków – możesz uwzględnić wynajem biura w rozliczeniach jako koszt uzyskania przychodu. Dzięki temu odliczysz go od podatku dochodowego. Warunkiem jest wykorzystywanie powierzchni do celów związanych z prowadzeniem firmy.

Ponadto, jeśli wynajmujesz biuro na cele biznesowe i jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz prawo do odliczenia VAT od kosztów najmu. Zrobisz to na podstawie dokumentu poświadczającego transakcję, czyli faktury VAT.

Aby mieć pewność, że korzystasz z wszystkich dostępnych ulg podatkowych, możesz skonsultować się ze swoim księgowym lub doradcą podatkowym.

Opłaty dodatkowe i ukryte koszty wynajmu biura: jak ich unikać?

Aby korzystnie wynająć biuro dla swojej firmy, poświęć czas na szczegółowe przeanalizowanie umowy najmu. To ona będzie podstawą dochodzenia ewentualnych roszczeń obu stron.

• Czytaj więc umowę ze zrozumieniem i zadawaj pytania, gdy któryś z jej aspektów budzi Twoje wątpliwości.
• Upewnij się, że nie zawiera ona ukrytych kosztów.
• Dokładnie przestudiuj również wszystkie zapisy dotyczące ewentualnych podwyżek czynszu czy dodatkowych opłat.

Przy decyzji o wynajmie biura dla swojej firmy nie kieruj się wyłącznie wysokością czynszu. Dokładna analiza wszystkich kosztów, o których wspomnieliśmy wyżej, pomoże Ci uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości i wybrać najkorzystniejszą ofertę najmu.