Jak znaleźć idealne biuro dla Twojego start-upu?

Rozwijanie start-upu to proces pełen wyzwań. Jednym z mnóstwa zadań do wykonania jest wynajem biura. Przed podjęciem decyzji warto zastanowić się nad obecnymi potrzebami firmy oraz przyszłymi planami rozwoju. Dzięki temu będziesz mógł wybrać najlepszą lokalizację, optymalną wielkość przestrzeni oraz efektywnie negocjować korzystne warunki najmu. Przeczytaj, co jeszcze wziąć pod uwagę, by znaleźć idealne biuro dla swojego start-upu.

Kluczowe czynniki przy wyborze lokalizacji dla start-upu

Pierwszym aspektem, nad którym powinieneś się zastanowić, jest lokalizacja biura dla start-upu.

Z jednej strony decyzja powinna być uzasadniona ekonomicznie. Duże miasta, takie jak Warszawa, Wrocław czy Poznań są zdecydowanie droższe niż mniejsze miejscowości. Także w obrębie większych ośrodków czynsze będą zróżnicowane: za przestrzenie biurowe w prestiżowej okolicy zapłacisz więcej niż za biura na uboczu tych miast. Wybór lokalizacji poza centrum dużego miasta lub w mniejszych miastach oznacza natomiast nie tylko niższy czynsz, lecz także mniejsze pozostałe koszty prowadzenia działalności. To szczególnie istotne dla młodych firm z ograniczonym budżetem. Czy jednak oznacza to, że powinieneś wybrać biuro najtańsze w przeliczeniu na metr kwadratowy powierzchni? Zdecydowanie nie.

Dla start-upu cena to nie wszystko. Lokalizacja biura w dużym ośrodku biznesowym – choć droższa – może znacząco zwiększyć efektywność firmy i wpłynąć na jej rozwój. Duże miasto ułatwia start-upowi dostęp do bogatego ekosystemu biznesowego, w tym uczelni, inkubatorów przedsiębiorczości oraz potencjalnych partnerów biznesowych, inwestorów, klientów czy dostawców.

W analizie lokalizacji biura dla start-upu musisz wziąć pod uwagę jeszcze jeden aspekt: dostęp do wykwalifikowanych specjalistów. Zdecydowanie łatwiej znajdziesz ich na większych rynkach dużych miast. Dobrze skomunikowana lokalizacja, z dostępem do atrakcyjnej infrastruktury, będzie dodatkowym atutem w pozyskiwaniu pracowników.

Przed podjęciem decyzji o lokalizacji biura, powinieneś przeprowadzić szczegółową analizę kosztów i potencjalnych korzyści płynących z dobrej lokalizacji.

Jak wielkość biura wpływa na efektywność pracy Twojego zespołu?

Kiedy wiesz już, gdzie wynająć biuro, zdecyduj teraz, jaka powierzchnia będzie optymalna dla Twojego start-upu. Tu również powinieneś postarać się znaleźć „złoty środek”. Zbyt ciasne biuro może utrudniać współpracę między pracownikami, ograniczać ich kreatywność i potencjał. Z kolei zbyt duża przestrzeń może być nieefektywna ekonomicznie.

Wielkość przestrzeni biurowej powinna gwarantować komfort i umożliwiać skupienie poszczególnym pracownikom podczas pracy indywidualnej. Start-upy to jednak zwykle bardzo dynamiczne środowiska. Specyfika pracy w młodej firmie polega na regularnych spotkaniach całego lub części zespołu. Dlatego upewnij się, że w rozważanej powierzchni znajdzie się miejsce na tego rodzaju kreatywne zebrania.

Pamiętaj także, by przy decyzji o wielkości powierzchni biura wziąć pod uwagę zarówno obecne potrzeby firmy, jak i jej potencjalny wzrost w przyszłości. Możesz od razu wynająć większą przestrzeń, która sprawdzi się za jakiś czas lub zadbać o elastyczną umowę, która pozwoli na stopniowy rozwój firmy w miarę potrzeb.

Elastyczna umowa najmu jako fundament rozwoju Twojego biznesu

Budując start-up, masz zwykle nakreślony biznesplan i teoretycznie wiesz, jak firma będzie się rozwijać. W dynamicznym, biznesowym środowisku, nie możesz jednak mieć pewności. Młode firmy nierzadko napotykają nieprzewidziane zdarzenia, które determinują ich dalszy postęp. Elastyczna umowa najmu zabezpiecza różne warianty rozwoju start-upu. Możesz postarać się, by zawierała zapisy na wypadek nagłej potrzeby powiększenia przestrzeni, a także zmniejszenia jej w uzasadnionych przypadkach. Powinna ona także minimalizować ryzyko związane z długoterminowymi zobowiązaniami finansowymi. Dobrym pomysłem jest uwzględnienie w umowie zapisów zezwalających najemcy na dostosowanie i przekształcanie przestrzeni biurowej do potrzeb firmy.

Wybierając elastyczną umowę najmu dla start-upu, sprawdź jednak dokładnie zapisy i zwróć uwagę na ewentualne dodatkowe opłaty czy klauzule dotyczące zmiany warunków kontraktu.

Udogodnienia w biurze, które wspierają dynamiczny rozwój start-upów

Start-up to szczególny rodzaj firmy, w której wyjątkowo liczą się współpraca, innowacyjność i kreatywność. Warto postarać się o wynajem przestrzeni, która będzie wspierała te wartości. Sprawdź, czy udogodnienia w biurze dla firm obejmują nowoczesne sale konferencyjne, otwarte przestrzenie coworkingowe, strefy do spotkań zespołów i burz mózgów. Takie powierzchnie zachęcają pracowników do dzielenia się pomysłami, wymiany opinii i wspólnego rozwiązywania problemów.

Dobrą opcją są biura elastyczne, gdzie każdy pracownik – zamiast tradycyjnie przypisanego biurka – znajdzie przestrzeń dostosowaną do swojego stylu pracy i aktualnie wykonywanych obowiązków. W razie potrzeby może ją zmieniać i korzystać z różnych stref. W takim modelu sprawdzi się mobilne wyposażenie, które można bez trudu dopasować do aktualnych warunków i potrzeb.

Jeśli możesz sobie na to pozwolić, warto, żeby – oprócz stref do pracy – w biurze znalazły się także przestrzenie relaksu. Przeanalizuj koszty i sprawdź, czy uda się w nich uwzględnić sale wypoczynkowe, strefy relaksu lub dostęp do terenów zielonych, boisk sportowych itp. Obowiązki w start-upie bywają bardzo wymagające, a miejsca, gdzie zespół może się wyciszyć i oderwać od zadań służbowych, korzystnie wpływają na jego produktywność.

Tego rodzaju atrakcyjne przestrzenie mogą przynieść Twojej firmie liczne korzyści:

• pomagają zredukować stres i poprawić ogólne samopoczucie pracowników, dzięki czemu stają się oni bardziej efektywni,
• wspierają integrację między pracownikami, którzy chętnie spędzają wspólnie czas także po godzinach,
• mogą być ważnym argumentem w procesach rekrutacyjnych i przyciągać nowych pracowników.

Negocjowanie warunków najmu biura

Po przeanalizowaniu powyższych aspektów wynajmu biura, znajdź kilka ofert spełniających Twoje kryteria. Pamiętaj, że warunki, które otrzymasz od potencjalnych wynajmujących to tylko wstęp do dalszych rozmów. Możesz negocjować zarówno cenę czynszu, jak i warunki pozafinansowe.

Zanim przystąpisz do negocjacji warunków najmu dokładnie przeanalizuj rynek i zorientuj się w stawkach – dzięki temu będziesz wiedzieć, co możesz osiągnąć. Przemyśl dokładnie kluczowe dla Ciebie zapisy umowy. Wytypuj również te, na które możesz przystać w ramach ustępstw w negocjacjach. Inaczej mówiąc określ cel, jaki chcesz osiągnąć.

Możesz przykładowo uznać, że korzystnie dla Twojej firmy będzie uzyskać elastyczną umowę z krótkim okresem wypowiedzenia w zamian za przyjęcie warunków finansowych wynajmującego. Równie dobrze możesz podpisać umowę długoterminową, jednak uzyskać niższy czynsz miesięczny za wynajem biura. Możliwości jest wiele, a kierunek rozmów powinien być przez Ciebie dokładnie przemyślany i przeanalizowany. Dzięki temu wynajmiesz biuro optymalne finansowo i efektywnie wspierające rozwój Twojego start-upu.