Jak koszty eksploatacyjne wpływają na decyzje dotyczące najmu biur. Poradnik dla przedsiębiorców

Jednym z głównych czynników, od którego zależy decyzja o wyborze przestrzeni biurowej dla firmy, jest wysokość opłat za wynajem. Poza czynszem obejmują one także koszty eksploatacji biura. Przeczytaj, czym są, jak wpływają na całkowity koszt najmu, jak porównać je w różnych lokalizacjach i typach biur oraz jakie strategie można zastosować, aby je zminimalizować.

Co to są koszty eksploatacyjne i jak są obliczane?

Koszty eksploatacji biura to wszystkie dodatkowe opłaty związane z użytkowaniem biura – poza czynszem najmu. Inaczej mówiąc, stanowią one ogół wydatków na utrzymanie nieruchomości.

Koszty eksploatacyjne są wyrażane w formie comiesięcznej zaliczki. Zwykle oblicza się je na podstawie metrażu brutto wynajmowanej przestrzeni biurowej. Ich wysokość jest rozliczana i weryfikowana zazwyczaj raz w roku. Wtedy też uwzględniane są wszelkie zmiany, na przykład podniesienie opłat za energię elektryczną.

Koszty eksploatacyjne – przykłady

W zależności od konkretnej powierzchni biurowej mogą one obejmować m.in.:

• opłaty za ochronę czy prowadzenie recepcji,
• czynsze za użytkowanie przestrzeni wspólnych,
• koszty utrzymania i konserwacji infrastruktury,
• usługi zarządzania nieruchomościami,
• opłaty za użytkowanie miejsc parkingowych,
• ubezpieczenia,
• podatki i opłaty publiczne,
• usługi sprzątania,
• zużycie energii i mediów w zakresie przestrzeni wspólnych,
• utylizacja i odbiór odpadów.

Analiza wpływu kosztów eksploatacyjnych na całkowity koszt najmu

Analiza wpływu kosztów eksploatacyjnych na całkowity koszt najmu umożliwi Ci ocenę opłacalności różnych opcji. Czasami niższe stawki czynszu mogą wydawać się atrakcyjne. Wysokie koszty eksploatacyjne sprawiają jednak, że ostateczna cena wynajmu będzie niekorzystna.

Kiedy porównujesz podobne biura ze zbliżonym czynszem, koszty eksploatacyjne mogą okazać się czynnikiem decydującym o wyborze konkretnej powierzchni. Dlatego przed podpisaniem umowy powinieneś przeprowadzić kompleksową analizę finansową, uwzględniającą wszystkie związane z tym koszty.

Stało się to szczególnie istotne w ostatnich latach, kiedy koszty eksploatacyjne szybko rosły, by w 2023 roku osiągnąć rekordowy wzrost – średnio aż o 26%. Wiąże się to ze wzrostem cen energii elektrycznej, a także wymogami środowiskowymi. Koszty eksploatacji biura przestały więc być mało znaczącą opłatą dodatkową, a stały się dla najemcy znaczącym obciążeniem.

Porównanie kosztów eksploatacyjnych w różnych lokalizacjach i typach biur

Różne typy biur generują różne koszty eksploatacyjne. Te w standardowych budynkach biurowych mają zwykle stałą opłatę za utrzymanie infrastruktury czy za usługi zarządzania nieruchomościami. Wynajęcie biura w budynku mieszkalnym lub przestrzeni coworkingowej może zaś oznaczać inne modele kosztów.

Opłaty eksploatacyjne mogą różnić się także w zależności od standardu budynku, jego wieku, dostępnych udogodnień czy efektywności energetycznej. Nowoczesne, ekologiczne obiekty oferują rozwiązania wspierające oszczędność energii i zasobów. Są to m.in. oświetlenie LED i strefowanie oświetlenia w biurach, monitorowanie zużycia mediów przez BMS, baterie i spłuczki redukujące zużycie wody (perlatory i czujniki ruchu), podlewanie zieleni ze sterownikiem pogodowym lub czujnikiem wilgotności gleby itp.

Strategie minimalizowania kosztów eksploatacji biura dla najemców

Choć koszty eksploatacji biura różnią się w zależności od lokalizacji czy typu przestrzeni, to zawsze mają istotny wpływ na wysokość ponoszonych nakładów. Powinieneś więc dokładnie je przeanalizować i na tej podstawie podjąć odpowiednie działania, które pozwolą Ci zoptymalizować wydatki. Jakie strategie możesz zastosować, by zminimalizować koszty wynajmu biura?

• Negocjowanie umowy najmu

Przed podpisaniem umowy najmu warto negocjować jej warunki – także dotyczące kosztów eksploatacyjnych. Przede wszystkim powinieneś poznać szczegółową listę elementów, które wchodzą w skład opłat dodatkowych. Ważne jest ustalenie, które z nich są stałe, a które mogą ulegać zmianom. Czasami również udaje się wynegocjować, tzw. wyłączenia z opłat wchodzących w skład „Service charge”, na które wynajmujący może mieć wpływ. Dzięki temu zyskasz większą kontrolę nad wydatkami i lepsze warunki finansowe.

Niedopatrzenie istotnych zapisów związanych z płatnościami czy błędne oszacowanie wydatków mogą okazać się krytyczne dla sytuacji finansowej Twojej firmy. Niekiedy opłacalnym rozwiązaniem jest więc współpraca z agentem nieruchomości, który w Twoim imieniu zweryfikuje umowę i wynegocjuje dużo korzystniejsze warunki najmu.

• Wybór bardziej efektywnych budynków

Wybór ekologicznych budynków, o niższych kosztach eksploatacyjnych lub o bardziej efektywnych systemach zarządzania nieruchomościami, pozytywnie wpłynie na całkowity koszt najmu biura.

Dlatego przed podpisaniem umowy powinieneś zweryfikować te aspekty. Jeśli budynek nie spełnia Twoich oczekiwań, sprawdź, czy wynajmujący planuje modernizację i wdrożenie rozwiązań, które zoptymalizują koszty eksploatacji i zwiększą efektywność energetyczną. W dłuższej perspektywie tańszym rozwiązaniem bywa niekiedy zmiana lokalizacji biura na bardziej nowoczesną i ekologiczną.

• Optymalizacja zużycia energii

Jako najemca powinieneś dokładnie przeanalizować wszystkie dodatkowe koszty eksploatacyjne i zidentyfikować te, które można zminimalizować lub wyeliminować. Dużą ich część stanowi zawsze energia elektryczna.

Choć większość działań związanych z wdrażaniem nowoczesnych rozwiązań energooszczędnych leży zwykle po stronie wynajmującego, to jednak Ty także – jako użytkownik – masz wpływ na zużycie energii.

Jednym ze sposobów jest promowanie świadomości ekologicznej wśród pracowników. Edukuj swój personel i zachęcaj do podejmowania prostych działań w celu zmniejszenia zużycia energii. Może to być wyłączanie nieużywanych urządzeń elektrycznych czy ograniczenie korzystania z klimatyzacji i ogrzewania w niektórych sytuacjach.

Świadome zarządzanie kosztami eksploatacyjnymi biura

Świadome podejście do zarządzania kosztami eksploatacyjnymi pozwoli Ci osiągnąć większą efektywność finansową biznesu.

Analiza kosztów eksploatacyjnych będzie podstawą do podjęcia optymalnej decyzji dotyczącej wyboru przestrzeni biurowej. Ułatwi Ci również lepsze zrozumienie kosztów związanych z najmem biura i identyfikację potencjalnych obszarów optymalizacji. Dzięki temu wybierzesz rozwiązania, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom biznesowym oraz budżetowym.