Biura serwisowane czy tradycyjne? Co wybrać dla swojej firmy?

Na rynku wynajmu biur przez lata standardem był tradycyjny, długoterminowy najem powierzchni. Obecnie najemcy oczekują większej elastyczności, a wynajmujący podążają za tymi potrzebami. Spopularyzowały się nieoczywiste rozwiązania, na przykład biura serwisowane. Przeczytaj, na czym polegają i czy warto rozważyć je dla swojej firmy.

Biuro serwisowane – co to jest i jakie są jego zalety?

Biuro serwisowane oznacza powierzchnię, która jest w pełni wyposażona i zaadaptowana do przewidywanych potrzeb najemcy. Decydując się na wynajem takiej przestrzeni, przychodzisz „na gotowe”, ponieważ wszelkie aspekty związane z organizacją biura leżą po stronie wynajmującego. Co to dokładnie oznacza?

• Biuro serwisowane obejmuje podstawowe elementy wyposażenia, takie jak meble, sprzęt biurowy, a także dostęp do Internetu czy sieci telefonicznej.
• Bardzo dużym ułatwieniem dla najemcy jest zewnętrzna obsługa biura, w tym między innymi serwis sprzątający, który dba o czystość powierzchni, czy ekipy serwisujące nieruchomość.
• Wynajem biura serwisowanego może uwzględniać także profesjonalną recepcję, która – w zależności od umowy – odbiera telefony, umawia spotkania, wita gości itp.
• Tego rodzaju powierzchnie zapewniają często dodatkowe udogodnienia, takie jak sale konferencyjne z rzutnikami, wyposażone kuchnie czy pokoje relaksu/strefy rekreacyjne.
• Jako najemca nie martwisz się o opłaty licznikowe i eksploatacyjne, które rozlicza i opłaca wynajmujący.
• Przede wszystkim oszczędzasz czas swojego zespołu i możesz skupić się na biznesie.

Dla kogo wynajem biura serwisowanego to najlepsze rozwiązanie?

Dużą zaletą biura serwisowanego jest elastyczność – wraz z rozwojem firmy możesz sprawnie zwiększać liczbę wynajmowanych pomieszczeń. Takie rozwiązanie stanowi istotną zachętę dla młodych firm, startupów, a także dużych przedsiębiorstw, które dopiero wchodzą na dany rynek. Ich rozwój bywa dynamiczny. W związku z tym szybka możliwość zaadaptowania dodatkowej przestrzeni biurowej dla nowych pracowników to ważny aspekt wynajmu biura.

Dla startujących firm, o niepewnej sytuacji na rynku, równie ważna jest możliwość zmniejszenia liczby wynajmowanych pomieszczeń. Sprawdź, czy przewiduje ją umowa najmu. Zminimalizujesz w ten sposób ryzyko finansowe związane z wynajmem biur. Takie rozwiązanie jest atrakcyjna także dla większych i stabilnych firm, gdyż stanowi zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych sytuacji, na przykład pandemii czy bardzo wysokiej inflacji.

Wygoda związana z wynajmem biura serwisowanego sprawia, że może to być dobra opcja również dla małych firm, a nawet jednoosobowych działalności gospodarczych. W takich podmiotach nie ma personelu, który mógłby zająć się organizacją i obsługą biura. Pozostawienie tych aspektów w rękach wynajmującego staje się często opłacalnym rozwiązaniem.

Biuro serwisowane, a tradycyjny wynajem

Zalety biura serwisowanego to przede wszystkim duża wygoda i elastyczność. Czy jednak oznacza to, że w każdej sytuacji ma ono przewagę nad biurem tradycyjnym? Niekoniecznie.

Tradycyjne powierzchnie, wynajmowane w ramach długoterminowych umów, również mają swoje zalety. Pozostawienie organizacji i administracji biura, a także jego wyposażenia to z pewnością duży komfort dla najemcy. Musisz jednak liczyć się z tym, że usługi tego rodzaju sporo kosztują – oszczędzasz czas, za który musisz zapłacić. W przypadku firm o stabilnych potrzebach dotyczących powierzchni, długoterminowy najem tradycyjnego biura może być bardziej opłacalny pod względem finansowym.

W takim modelu masz ponadto większą kontrolę nad przestrzenią i możesz dostosować ją do swoich indywidualnych potrzeb i wymagań. Choć biuro serwisowane oznacza elastyczność, to najczęściej pewne rozwiązania są z góry narzucone. Jeśli zaś zdecydujesz się wynająć przestrzeń bez dodatkowych udogodnień i obsługi, sam zorganizujesz ją w taki sposób, aby pasowała do indywidualnych uwarunkowań Twojej organizacji.

Jak wybrać najlepsze biuro serwisowane dla Twojej firmy?

Jeżeli rozważyłeś korzyści wynikające z obu rozwiązań i uznałeś, że wynajem biura serwisowanego lepiej spełni Twoje oczekiwania, czas na wybór konkretnej przestrzeni. Co wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji?

• Dokładnie przeanalizuj swoje potrzeby biznesowe. Określ, które usługi i udogodnienia są dla Ciebie najważniejsze. Czy zewnętrzny sekretariat spełni potrzeby Twojej firmy? A może kluczowe będą przestronne i profesjonalnie wyposażone sale konferencyjne?
• Porównaj oferty różnych biur serwisowanych. Zwróć uwagę nie tylko na wysokość czynszu, lecz także na lokalizację, zakres usług dodatkowych oraz opinie innych najemców. Nie zawsze najniższy czynsz będzie oznaczał najkorzystniejszy wynajem. Pamiętaj też, że cenę możesz negocjować.
• Szczegółowo sprawdź umowę najmu. Zweryfikuj, czy wszystkie zapisy są jasno sformułowane oraz czy nie zawiera ona ukrytych kosztów, które mogłyby zaskoczyć Cię na dalszym etapie współpracy. Jeśli nie masz pewności, skonsultuj umowę z prawnikiem.

Wynajem biur to dla firmy spory, regularny wydatek. Dlatego też powinieneś wiedzieć, jakie rozwiązania – poza tradycyjnym wynajmem – oferuje rynek oraz jakie są ich zalety i wady. Dzięki temu wybierzesz przestrzeń, która pozwoli efektywnie korzystać z biura, a jednocześnie będzie optymalna finansowo.